Nu är det möjligt att genomföra helt digitala stämmor i aktiebolag, ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar. Men för att genomföra helt digitala stämmor behöver bolagsordning och stadgar ändras.
Huvudregeln är att bolags- och föreningsstämmor ska hållas genom fysiska möten på den ort där bolaget/föreningen har sitt säte. Om stämman ska hållas på en annan ort eller helt digitalt krävs att bolagsordningen respektive stadgarna medger detta. Därför måste dessa ändras innan stämman kan genomföras helt digitalt. Men om samtliga ägare är överens kan en stämma hållas digitalt även utan en ändring i bolagsordningen.
Hybridstämmor, dvs att stämman hålls fysiskt på en ort och att det är möjligt att även delta digitalt är tillåtet enligt gällande regler och kräver ingen ändring av stadgar eller bolagsordning.
Om det inträffar extraordinära omständigheter kommer det nu också, för alla företag och föreningar, att bli möjligt att hålla digitala stämmor utan att ändra i bolagsordning eller stadgar. Det kan till exempel handla om risk för allvarlig smittspridning som under Covid 19-pandemin eller att det av något annat skäl med hänsyn till hälsorisker inte kan krävas personligt deltagande.
Om en stämma hålls digitalt anges detta i protokollet. Det måste även framgå i kallelsen hur ägarna och/eller medlemmarna ska koppla upp sig. Lagen innehåller inga krav på att en viss teknisk lösning, men det måste vara en lösning som är enkel för deltagarna att ansluta sig till och som inte kräver att deltagarna måste skaffa kostbar programvara.
